DATABASE INVENTARISATIE

Opzetten, screenen en uitbouwen van een (CRM)database en/of gegevensbestand.

Bij veel organisaties wordt er gewerkt met een automatiseringspakket, een gegevensbestand en/of (CRM) database. En waar mensen met een database of gegevensbestand werken, sluipen vervuilingen hardnekkig in. Behalve wanneer er een goede procedure is van hoe de gegevens moeten worden ingevuld en hier de nodige (stevige) controle op is. Uit de praktijk blijkt dat wanneer één iemand verantwoordelijk is voor het geheel of een afgekaderd deel dit het meest effectief is. Hiermee kunnen mensen direct op hun verantwoordelijkheden worden aangesproken. Hoewel zoiets wanneer u met vrijwilligers wat complexer ligt, geldt ook hier dat aansturing en controle onmisbaar zijn.

Ongeacht of u werkt met Excel, een CRM of maatwerkpakket. Realiseer u dat als u of uw mensen er niet goed mee werken de door u gewenste informatie ook niet uit het systeem komt. In automatiseerders taal: Shit in, shit out.

Ik heb zelf vele databases samengevoegd (migraties) en databases vanaf de grond opgebouwd/gecoördineerd. Van Excel, database publishing, maatwerk en bestaande CRM pakketten. Grootste overeenkomst is dat het vaak onderschat wordt als het gaat om de tijdsplanning en de impact op een organisatie, de extra kosten daar gelaten.
Bent u opzoek naar een onafhankelijke projectleider die aanstuurt, strategisch de belangen bewaakt, consequenties overziet, maar ook de gebruiker niet vergeet?
Neem dan contact met mij op. Hieronder nog een aantal tips!

TIP 1
Er zijn fantastische databaseoplossingen op de markt van goedkoop tot peperduur. Eigenlijk maakt het in basis niet uit waar u voor kiest. Als de gegevens die u er in stopt maar correct zijn, in het juiste veld worden ingevoerd en up-to-date worden gehouden en bewaakt op juiste/gewenste invoer.

TIP 2
In veel organisaties wordt door het management het nieuwe systeem aangeprezen om zijn kunnen, mogelijkheden e.d. Vaak blijkt echter het zelfde management, niet of nauwelijks met het pakket te werken. Afhankelijk van de omvang van de organisatie zeker iets om in het achterhoofd te houden, want juist de voorbeeldfunctie van het management heeft een niet te onderschatten impact op de uiteindelijke gebruiker.

TIP 3
Investeren in een automatiseringspakket kan aardig in de ‘papieren’ lopen. Automatiseerders geven vaak aan dat veel standaard is in het pakket en aangepast kan worden aan specifieke eisen. Klinkt mooi, maar bedenk u bij maatwerkaanpassingen dat u niet om de automatiseerder heen kunt en dat dit vaak planning, tijd en geld kost. Het kan dus ten koste gaan van uw slagvaardigheid als organisatie, tenzij u de kennis bij uw organisatie naar binnenhaalt, liefst bij meerdere personen.

TIP 4
Overweegt u een nieuw pakket aan te kopen, of heeft u deze beslissing genomen maar gaat het u om de uiteindelijke implementatie? Stel dan een projectgroep samen van verschillende disciplines, maar ook van mensen die het inzicht hebben dat een kleine verandering van de ene discipline, grote gevolgen kan hebben voor de andere discipline. Kortom, dat het projectteam rekening houdt met alle facetten van de organisatie en niet enkel met het ‘eigen hachje’. Of iemand hierbij fulltime of parttimer is, speelt een ondergeschikte rol, ga voor de kwaliteit en het analytische en oplossende vermogen van het team.

TIP 5
Is uw database na implementatie een ‘drama’, zorg er dan voor dat u behalve de ergste problemen, structureel ook de kleine vuiltjes ‘oplost’. Het niet oplossen van vuiltjes geeft kost vaak veel tijd, geld en frustratie van de gebruiker die tegen de vuiltjes ‘aanloopt’.

COMMUNICATIE EXPERT
 
Startpagina van Communicatie-expert.nl Contact opnemen met Elbert van Communicatie-expert.nl